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第11章（第1页）

他应当向他们提醒会议的目的、议程与时间，并获得他们的同意。在获得同意时，他应该向他们强调，他是要大家确定这是个一致同意的会议‐‐一个具有继续一致同意特性的会议。

有时某位参加会议的人会要求修改议程或修改会议进行的顺序。与会人员在这个时候提出这类意见是应当受到鼓励的。它既可以帮助加强会议的气氛，也可给主席一个机会去表现他的弹性，并寻求一致的同意。仔细听听那个人所说的话，看看是否有人支持他，准备取得修改议程的一致同意。

主席然后按照议程一项一项地领导进行。在每项提案开始时，他应当根据他所计划的方式从出讨论。说明它的目的，这个提案为何要列入议程，说明他所建议讨论的提纲，以及预期的限制事项，并阻止出现足以转移注意力的话题。

他应当取得大家对他所提讨论提纲的同意，如果有人持相反意见，不要害怕修正它们，并取得对他所提限制事项的同意。

他于是按照所希望的方式逐条开始讨论，那种方式亦可供他作控制讨论进行的根据。

3讨论的进行在顺利进行的讨论中，每个与会者都是根据前面的同仁所提意见来提出他的意见。但另一方面，在分离主义式的讨论中，每个与会者所提的意见跟其他人都不一样，其至还跟他们冲突，彼此间的意见没有共通点，这样讨论方式往往会扼杀彼此之间有创意的互动。

当讨论进行时，主席应当从个人所发表的意见中找出最好的意见，然后归纳总结意见，他应不断地设法找出与会人员的多数意见倾向。

例如，假若除了他以外，参加开会的有五人。他很快就感觉出来有两位是赞成采取甲案，另一位是赞成采取乙案，但应当迅速探询其余两位的意见，他转身问第四位‐‐&ldo;大风，依我来看志文跟日升好像想要采取甲案。你是否也赞成甲案？&rdo;

如果答案是肯定的，那么甲案就是多数人的意见。在另一方面，如果大风赞成乙案，那么第5位的意见就成为有决定性的意见，主席现在必须把它提出来。这样做的话，他可以很快地知道多数意见的倾向，并领导会议达成一致同意。

这种发展结果当然是需要主席在计划时将讨论的议题分成三或四个子题。有经验的主席能够在两分钟内使与会人员同意一个子题，八分钟内同意四个子题；而一个议题要是不好好划分子题，任凭大家东拉西扯的话，很可能会扯上一个小时。

主席亦掌握由他所拟订出来的限制事项工具，这样他就可以防止讨论走进死胡同里。订出显明的题纲与限制事项，可以有计划地使讨论走上轨道。

当会议进行时，他应当让与会人员明了会议的进展情形。他应当告诉他们，到目前为止他们所认可的问题，加深一致同意的感觉。他应当将预计跟实际进展情形作一比较，并适时作一检讨。在整个会议进行过程中，主席应当力求有进展的讨论。他应当不断找出多数意见，寻求同意多数意见，并强调进展一致。

4结束在每项议题讨论结束时，主席应当：（1）将通过的事项作一总结（2）明确说明应采取的行动，做什么，由谁做，何时做（3）确定秘书确实已列入记录在会议结束时，他应当：（1）向与会人员重申本次会议的目的（2）重提预定结束会议的时间（3）对于能在所定时间内达到目标一事，向与会人员道贺并致谢。

5结论在控制会议进行时，主席的目标应当是&ldo;以最少时间取得一致的同意&rdo;。他的理想角色应是充当讨论的润滑剂。他不应当企图负起准备会议内容以及会议进行过程的重责。他应当有目的的公开说明会议的整个议程，并有目的地公开说明每一议题。重点包括：目的计划时间限制事项同意在整个会议进行过程中，他应当鼓励有进展的讨论，在每个子题上尽早寻求一致的同意，这样可使每一议题及早获得通过。

他应当随时将计划跟实际进展情形作一检讨，不断强调同意与接受的重要性。

最后，当总结及说明各提案通过的行动时，他应指出并评论这次会议的成果。

与会人员的控制

主席的目标应当是协助会议以最少时间达成一致的同意。除此之外，他也许还需要快速的反应与高度的技巧，来帮助与会人员表达他们自己的意见，并迅速达成同意。

本节是在讨论与会人员的控制。讨论顺序如下：1商业会议的特性经理人对参加会议一事很快就会习惯。有的时候他们发现那些会议是缓慢进行、令人失望的、一再重复的。但有的时候他们所参加的会议却进行得很顺利，有创意并果断。

这就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有积极创意及果断的方式来主持会议。他要是这样做，就可使会议具有四项特性。

（1）会议的进行是有节奏的。会议必须进行得井然有序。它不应该因为前后意见不一致，或冗长的报告拖泥带水地进行，让人昏昏欲睡。在另一方面，它亦不应该糙糙了事。时间控制得很理想，让一个井然有序的会议产生节奏。

（2）会议气氛必须是有目的的。与会人员必须看到他们所走的方向，必须具有朝着那个方向的前进的共识。

（3）会议必须是友善的。与会人员必须感到可以自由发表意见，但务必采取合作而真诚的态度。

（4）会议气氛必须是合作的。纵然意见可能有所不同，但与会人员必须和睦相处。

这里就是主席主持会议时所应当追求的四项特性：有序的，有目的的，友善的，合作的。

他如何才能使会议具备这些特性呢？达成会议目标的潜在力量是在很短时间内形成的‐‐在会议开始后的几秒钟之内，或最多在两分钟之内。因此主席必须好好利用这种潜力。让我们分别从两个阶段来讨论。

2会议开始阶段主席进场及开始主持会议这个阶段会产生决定性的影响。他走进来时参加会议的人员都集合好了，他们各自离开不同的工作岗位，并怀有各自的忧虑与关心。在参加会议的人当中可能会有小团体，他们互相交谈，不论生气勃勃或漫无目的。每一小批人都有他们自己的利益，但现在还没有专心去谈会议的主题。

主席进入会议室的举止大家都可以看到，并在潜意识里产生他们的看法。如果主席进入时是犹豫的，无精打采的，慢吞吞的，他给人的第一个印象是不确实的。他在别人心目中会有一种缺乏生气的感觉。

因此他进来时应当是抬头挺胸，富于自信，步伐稳健的。当然不管是傲慢或是匆促的样子，都会引起反感及好争辩的气氛。

他必须把时间拿捏得恰到好处。当他坐下来的那一刻，大多数人都会把注意力集中在他身上，而有些人则依然在做自己的事，甚至还有人持续在聊天。他不应当在这些令人分心的事情还存在时，就试图开始开会。

他必须控制与会人员的注意力。他所采用的办法不是设法压低他们的私语声，不是请求他们注意，尤其不是请那些闲聊的人闭嘴。那些行动会让与会人员感到是跟他们的利益发生冲突，结果会让人产生一种主席跟其他人之间有不和的感觉。

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